При работе с шаблонами пользователь может применять ресурсы — графические объекты (печать, подпись, логотип и т.д.). Воспользовавшись командой "Ресурсы" в левой части окна "Документы", можно загрузить файлы изображений в форматах bmp, .jpeg, .jpg, .png, .ico,
Аналогично создается новое поле, для которого пользователь должен указать основные параметры: "Название", "Идентификатор" (имя поля внутри документа, использующееся при записи формулы поля); "Тип"; значение "По умолчанию" и "Описание".
В появившемся окне пользователь может выбрать тип документов организации (поле "Тип пакета документов"), установить даты документов (поле "Дата документов"), присвоить документам статусы "Оплачен" или "Закрывающие документы"; а также заполнить данными "Таблицу заказанных товаров и услуг", записи которой будут автоматичеси подставлены в документ.
Один из важных этапов редактирования шаблона — добавление полей (элементов, значения которых подставляются в шаблон). Эта операция выполняется командой "Поля" в левой части окна "Документы". Создать поле или группу полей можно нажатием кнопки на панели инструментов, либо командой контекстного меню "Создать группу полей" (клавиши Ctrl+Ins на клавиатуре). В окне новой группы полей указывается название группы и ее иконка.
Работать с документами в дереве документов можно командами контекстного меню. При помощи его команд можно добавить шаблон или новый тип документов, отредактировать выбранный шаблон, выполнить пробную печать или экспорт шаблона на жесткий диск.
Набрав необходимый текст шаблона, пользователь может сохранить изменения нажатием на кнопку "ОК" внизу окна, или использовать команду контекстного меню "Применить изменения" (клавиши Ctrl+Enter на клавиатуре). При закрытии окна свойств организации все изменения сохраняются автоматически.
После создания шаблона в рабочей области откроется окно встроенного редактора, аналогичного MS Word. В верхней части окна расположена панель инструментов, позволяющая изменять параметры текста, добавлять в шаблон таблицы, поля или иные ресурсы. Каждая кнопка панели инструментов снабжена всплывающей подсказкой, позволяющей узнать ее назначение.
Для каждого нового шаблона пользователь может определить его свойства: "Название", "Версия" (номер версии и дата создания шаблона); "Локализация" (язык набора: русский, украинский, английский), "Описание", "Автодобавление" (при выборе шаблона данного типа, он будет автоматически добавляться в список), "Разрешить экспорт" (шаблон смогут импортировать другие организации).
По умолчанию новые шаблоны добавляются в группу "Общий тип", но пользователь может самостоятельно группировать документы по их типу. Для этого нужно воспользоваться кнопкой панели инструментов или командой контекстного меню "Добавить тип документов" (клавиши Ctrl+Ins на клавиатуре).
Работа с шаблонами документов выполняется на закладке "Документы" при помощи кнопок панели инструментов: добавление (кнопка ) или удаление (кнопка ) выделенного шаблона или типа документа; редактирование шаблона (кнопка "Правка"); обновление для импортированных шаблонов, полей и ресурсов (кнопка ), вызов окна "Мастера импорта документов" (кнопка "Импорт").
Команда "Я хочу импортировать документы из сторонней организации" дает возможность использования шаблонов других организаций-участников системы "Простой бизнес". В верхней части окна расположена строка поиска, куда пользователь вводит наименование организации. Выбрав из сформированного списка нужную запись, можно запустить процесс импорта, аналогичный импорту базового набора документов. Однако из сторонней организации могут быть импортированы только те шаблоны документов, которые владелец организации пометил статусом "Разрешить экспорт".
При выборе команды "Я хочу создать некоторые документы самостоятельно" пользователь может не использовать шаблон целиком, а выбрать, отметив флагами, только необходимые поля.
Далее необходимо выбрать группу (тип документов) для размещения базовых шаблонов. Процесс импорта отобразится на экране пользователя. Импортированные шаблоны можно использовать из списка документов.
Команда "Я хочу импортировать документы из стандартного набора" открывает окно с перечнем доступных для импорта документов, в котором нужные позиции пользователь отмечает флагами.
В окне Мастера пользователю предлагается три варианта работы с документами: импорт из стандартного набора, создание документов самостоятельно или импорт документов из сторонней организации.
Создание новых шаблонов — функция, доступная только владельцу организации и администратору программы. Эта операция выполняется на закладке "Документы" в окне организации, при помощи "Мастера импорта документов".
Программа "Простой Бизнес" построена таким образом, что, помимо решения текущих бизнес-задач, пользователи имеют возможность ведения полноценного документооборота организации — создания, редактирования и обмена документами различных типов. Документы в программе "Простой бизнес" обрабатываются средствами встроенного редактора, а для ускорения процесса работы с документацией можно использовать наборы шаблонов документов. В последней версии системы "Простой бизнес" работе с документами было уделено повышенное внимание, были усовершенствованы базовые и добавлены новые функции, добавлен "Мастер импорта документов", а также множество шаблонов документов.
05.12.2011 Работа с документами стала еще проще
зарегистрировано организаций
05.12.2011 Работа с документами стала еще проще
Комментариев нет:
Отправить комментарий